En la era digital, mantener un archivo organizado de los comprobantes y documentos de respaldo es clave para el crecimiento y la tranquilidad financiera de cualquier PyME, emprendedor o profesional. Aquí te explico por qué es esencial y cómo hacerlo eficientemente.
1. Importancia de la Documentación Contable
Tener un archivo completo de la documentación contable es esencial para cualquier empresa o profesional. Estos documentos nos brindan:
• Transparencia y Control Interno: Contar con todos los comprobantes permite controlar gastos e ingresos de forma precisa.
• Cumplimiento Legal y Tributario: En caso de una inspección o requerimiento por parte de la AFIP, tener todo respaldado es una ventaja enorme.
• Facilidad para Obtener Financiamiento: Las entidades bancarias suelen exigir registros contables detallados para evaluar la salud financiera de los negocios.
2. ¿Qué Documentos Guardar y Cómo?
Mantener un archivo de respaldo adecuado implica saber qué documentos conservar y cómo organizarlos.
• Facturas de Compra: Guarda todas las facturas de adquisición de mercaderías, bienes de uso y servicios.
• Extractos Bancarios y Liquidaciones de Tarjetas: Archiva los extractos de cada cuenta bancaria y las liquidaciones de tarjetas, ya que reflejan todos los movimientos. Es importante gestionar adecuadamente los usuarios y claves de los portales bancarios y de servicios financieros para facilitar la descarga de esta información de manera segura y rápida.
• Comprobantes de Inversiones y Préstamos: Conserva los comprobantes de todas las inversiones realizadas y de los préstamos obtenidos, ya que estos documentos son esenciales para un adecuado control de los pasivos y activos financieros.
• Cheques Emitidos y Recibidos: Registra los cheques emitidos, recibidos y depositados.
3. Ventajas de la Digitalización de Documentos
La digitalización de documentos se ha convertido en una herramienta clave para optimizar la gestión contable. Las principales ventajas de digitalizar y almacenar los documentos son:
• Acceso Rápido y Seguro: Una copia digital de los documentos permite acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Optimización del Espacio Físico: Reduce el uso de papel y espacio de almacenamiento físico.
• Mayor Seguridad: Almacenar los documentos en plataformas seguras disminuye el riesgo de pérdida o deterioro de información valiosa.
4. Herramientas Recomendadas para la Digitalización y Almacenamiento
La tecnología ofrece muchas soluciones que facilitan la digitalización y organización de los comprobantes contables. Estas son las herramientas básicas para gestionar tu archivo de manera eficiente:
• Software de Contabilidad: Hay aplicaciones que permiten almacenar comprobantes digitalizados y vincularlos a cada operación.
• Plataformas de Almacenamiento en la Nube: Como Google Drive o Dropbox, para asegurar una copia de seguridad y accesibilidad.
• Escáner de Documentos: Con aplicaciones móviles o dispositivos, se pueden digitalizar comprobantes desde el celular.
5. Buenas Prácticas para Mantener el Orden
La organización de documentos es un proceso continuo que requiere de ciertos hábitos para mantenerse ordenado. Estas recomendaciones te ayudarán a evitar desorganización y asegurar que todos los registros estén disponibles cuando los necesites.
• Clasificación de Documentos: Define categorías claras para cada tipo de documento, como «facturas de proveedores», «extractos bancarios», etc.
• Envío de Información al Estudio Contable: Utilizar el correo electrónico o servicios de mensajería como WhatsApp permite enviar comprobantes de manera rápida al estudio contable. Se recomienda estructurar los envíos por mes o por tipo de documento para simplificar el trabajo de ambas partes.
• Copia de Seguridad: Realiza respaldos de tu archivo digital regularmente en diferentes soportes.
• Conciliación Mensual de Movimientos: Realiza una conciliación bancaria mensual para verificar que los movimientos estén reflejados correctamente en la contabilidad. Es recomendable llevar un registro detallado, en Excel o similar, de los movimientos realizados en efectivo, ya que esto permitirá identificar errores o movimientos desconocidos y mantener un control exhaustivo sobre el flujo de caja.
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Una gestión documental eficiente permite a los empresarios tener un control mayor sobre su flujo de dinero, facilita la toma de decisiones y los prepara ante cualquier requerimiento de organismos de control. La inversión en un sistema de archivo digital es clave para optimizar tiempo y recursos.
Además, en nuestro estudio contable estamos aquí para colaborar con nuestros clientes en la implementación de los procesos necesarios para llevar a cabo todo el sistema de control planteado en esta guía. Desde la asesoría en la elección de las herramientas tecnológicas adecuadas hasta la capacitación en buenas prácticas de organización y digitalización de documentos, estamos comprometidos en acompañar a nuestros clientes en cada paso, garantizando una gestión contable óptima y alineada a sus necesidades empresariales.